Telelavoro, lavoro agile e smart working: tutto quello che c’è da sapere

In questo periodo di “arresti domiciliari” per molti di noi, tante aziende hanno dovuto fare i conti con la possibilità e, se vogliamo, l’opportunità, di attuare forme di lavoro più agili.

Telelavoro, smart working e lavoro agile sono la stessa cosa?

Spesso si sente parlare in modo improprio e interscambiabile di smart working, lavoro agile e telelavoro, ma non si tratta assolutamente della stessa cosa. Vediamo nel dettaglio perché.

Il telelavoro è la prestazione di lavoro dipendente che si svolge con gli stessi orari del lavoro tradizionale, solo che in un’altra sede, sfruttando le possibilità offerte dalla tecnologia in tal senso. Si lavora quindi sempre da una postazione fissa, semplicemente essa è dislocata rispetto alla sede aziendale. L’azienda trasferisce pertanto al dipendente le stesse responsabilità del posto di lavoro nella nuova postazione.

Lo smart working, che si può tradurre in italiano come lavoro agile, invece, prevede una ridefinizione del lavoro subordinato in modo flessibile. Il datore di lavoro e il dipendente concordano fasi, cicli e obiettivi da raggiungere e poi il lavoratore decide in autonomia le modalità dello svolgimento delle attività, senza vincoli orari o spaziali. La prestazione viene quindi valutata esclusivamente sulla base dell’effettiva qualità dei risultati portati.
In questo modo si cerca di responsabilizzare il singolo lavoratore.

La differenza è quindi enorme. Lo smart working è un modello organizzativo che rivoluziona letteralmente il rapporto tra individuo e azienda, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa e ufficio singolo che mal si adattano ai principi di personalizzazione e flessibilità. L’ufficio diventa quindi un concetto aperto e si rafforzano i concetti di collaborazione e condivisione di spazi, favorendo la creatività delle persone.

Come attuare lo smart working

Per realizzare questo nuovo modello di lavoro più efficace ed efficiente bisogna agire contemporaneamente su quattro leve di progettazione:

1. policy organizzative
2. tecnologie digitali collaborative, al posto di sistemi di comunicazione rigidi
3. layout fisico degli spazi di lavoro, riorganizzato oltre la sede aziendale
4. comportamenti e stili di leadership, il rapporto tra manager e dipendente deve passare da controllo a fiducia

Il requisito imprescindibile: la tecnologia digitale

Un punto che hanno in comune telelavoro e lavoro agile è il ruolo di supporto imprescindibile svolto dalla tecnologia digitale per consentire la massima produttività del lavoratore a distanza: PC portatile e smartphone, connessione internet e programmi di softphone che forniscono svariati servizi, dall’instant messaging alle video conferenze, con interfaccia visiva e possibilità di condivisione di desktop; ma non solo, anche tutte le soluzioni a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto e da diversi device e i servizi di social collaboration. Senza tutto ciò non sarebbe nemmeno concebile fare il “grande passo” di cui stiamo parlando.

I vantaggi dello smart working

Tutte le iniziali remore sullo smart working sono state spazzate via dai risultati incoraggianti raggiunti dalle realtà che lo hanno già adottato.
Oltre ai vantaggi ecomonici (risparmio di corrente per illuminazione e postazione informatica, climatizzazione, manutenzione delle strutture, delle spese di pulizie dei locali e eventulamente di gestione della mensa) e ambientali (riduzione di CO2 e polveri sottili legate al traffico per recarsi nel posto di lavoro) si sono constatati un aumento della soddisfazione del dipendente e della sua produttività.
Il lavoratore a distanza può infatti impiegare diversamente il tempo che prima dedicava per raggiungere il luogo di lavoro, eliminando lo stress da pendolarismo e conciliando meglio l’equilibrio tra lavoro e vita privata. Dati alla mano, il lavoro agile promuove la produttività individuale e fa diminuire l’assenteismo di circa il 63% rispetto a chi svolge il suo lavoro regolarmente in azienda.

La regolamentazione in Italia

In Italia il lavoro agile è disciplinato dalla legge 81/2017, entrata in vigore nel giugno 2017, che favorisce l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato. La prestazione lavorativa viene eseguita in parte all’interno di locali aziendali, in parte all’esterno (ma senza una postazione fissa). Ciò però deve avvenire rigorosamente entro i limiti di durata massima dell’orario di lavoro derivanti sia dalla legge che dalla contrattazione collettiva. Viene quindi specificata in maniera netta la diversità rispetto al telelavoro.

La gravità della situazione dettata dallo stato di emergenza dovuto al Covid-19 ha portato al decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6 – secondo cui è stata decisa “la sospensione delle attività lavorative per le imprese… ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.

Secondo il DPCM dell’8 marzo, altro decreto attuativo approvato d’urgenza, il lavoro agile è applicabile da subito a ogni rapporto di lavoro subordinato; per la durata dello stato d’emergenza è stato dunque eliminato il requisito di aver stipulato prima un accordo scritto con il dipendente (a differenza di quanto richiedeva la legge 81/2017).

Obblighi di informativa

È molto importante rispettare gli obblighi di informativa, che vanno assolti in via telematica e sono due:

• una comunicazione obbligatoria (da inviare preventivamente e comunque entro 5 giorni dall’avvio del lavoro agile) da effettuarsi tramite il portale Cliclavoro, che può anche essere redatta in modo massivo
• l’informativa sulla sicurezza che il datore di lavoro deve inviare al dipendente (va benissimo via email) – per la quale si può utilizzare il modulo messo a disposizione dall’Inail.

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